VKSND cấp cao tại Đà Nẵng thực hiện mô hình "Phòng họp không giấy"

VKSND cấp cao tại Đà Nẵng (Viện cấp cao 2) thực hiện thí điểm mô hình "Phòng họp không giấy" nhằm hỗ trợ tổ chức các cuộc họp trên môi trường mạng LAN và mạng internet, nâng cao chất lượng các cuộc họp trong cơ quan. Người tham gia cuộc họp chỉ cần sử dụng máy tính xách tay được bố trí tại phòng họp để tra cứu, khai thác tài liệu thay vì sử dụng nhiều văn bản giấy cồng kềnh như trước đây.

Trong tháng 3/2023, với sự chỉ đạo quyết liệt của lãnh đạo Viện cấp cao 2, đơn vị đã triển khai thực hiện thí điểm mô hình "Phòng họp không giấy" với một số cuộc họp giao ban tuần, tháng, họp về công tác tổ chức cán bộ, thi đua – khen thưởng, họp Ủy ban kiểm sát. Để triển khai, đơn vị đã chuẩn bị một phòng họp khang trang, trang bị 11 máy tính xách tay, sử dụng các phần mềm hỗ trợ như phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm đọc văn bản dạng PDF, TIFF, JPEG, hệ thống thư điện tử ngành KSND, hệ thống hộp thư nội bộ... Cùng với đó, đơn vị cũng định hướng ban hành các quy định chung về quản lý, vận hành "Phòng họp không giấy". 

VKSND cấp cao tại Đà Nẵng thực hiện mô hình "Phòng họp không giấy".

Trước mỗi cuộc họp, bộ phận phụ trách chuẩn bị nội dung, tài liệu số liên quan, cập nhật lên hệ thống hộp thư nội bộ của đơn vị và hệ thống hộp thư nội bộ của Ngành để người dự họp nghiên cứu. Vào họp, khi các thành viên truy cập và đăng nhập vào máy tính xách tay, người chủ trì hoặc phụ trách nội dung sẽ thực hiện việc trao đổi, tương tác nội dung với nhau thông qua tài liệu số. Kết thúc cuộc họp, bộ phận tổng hợp phụ trách cập nhật kết luận lên hệ thống và những thông tin liên quan để mọi người nắm rõ.

Sau khi thực hiện, công chức tham gia cuộc họp không giấy nhận thấy, với những cuộc họp thông thường trước đây, Viện cấp cao 2 tốn nhiều thời gian để tổng hợp tài liệu, báo cáo, thực hiện thủ công in ấn, sao chép tài liệu phục vụ. Khi phân phát tài liệu, đôi lúc bị nhầm lẫn. Mặt khác, bộ phận văn phòng phải tính toán đúng số lượng đại biểu để in tài liệu cho đủ số lượng, tránh trường hợp bị thừa hoặc thiếu, gây lãng phí, làm mất thời gian. 

“Phòng họp không giấy giúp đại biểu truy cập, tải cùng lúc nhiều tài liệu liên quan đến nội dung cuộc họp; tiết kiệm thời gian và chi phí cho văn phòng phẩm, tránh sai sót trong sắp xếp tài liệu. Nhờ có nhiều thời gian nghiên cứu tài liệu trước nên chất lượng cuộc được nâng cao. Việc quản lý, điều hành, xử lý công việc của người đứng đầu thuận lợi, hiệu quả hơn”, đồng chí Phan Văn Tâm – Phó Viện trưởng, Phó Trưởng ban Chỉ đạo Ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số Viện cấp cao 2 cho biết. 

Sau sự thành công bước đầu của những cuộc họp không giấy vừa qua, nhận thấy việc áp dụng "Phòng họp không giấy" là giải pháp giúp tiết kiệm chi phí, tăng tiện ích cho người dùng, hỗ trợ tối đa các đại biểu tham dự cuộc họp, chính vì vậy định hướng từ năm 2023 trở đi, Viện cấp cao 2 sẽ tăng cường tổ chức các cuộc họp không sử dụng  giấy. 

Có mặt tại một cuộc họp không giấy, khác hẳn với trước đây, trên bàn là những chồng tài liệu, văn bản, thì nay, các thành viên chỉ sử dụng máy tính xách tay; nhanh chóng thao tác, tải tài liệu trên hệ thống xuống để nghiên cứu. Thời gian đầu khi mới triển khai, một số công chức còn lúng túng, nhưng chỉ sau vài cuộc họp thì thao tác trở nên thuần thục hơn. "Phòng họp không giấy" mang lại những hiệu quả rõ rệt.

Tuy nhiên, quá trình triển khai vẫn còn bộc lộ một số khó khăn. Kinh phí thực hiện hạn chế, dẫn đến thiếu thiết bị, cơ sở vật chất để mở rộng cuộc họp với số lượng lớn. Việc liên thông, sửa chữa dữ liệu chưa đồng bộ. Bên cạnh đó, đơn vị có rất nhiều tài liệu, hồ sơ cần sự bảo mật thông tin. Chính vì vậy, đây là mối quan tâm hàng đầu khi bắt đầu ứng dụng phòng họp không giấy. Viện cấp cao 2 đã tuân thủ an toàn bảo mật thông tin theo Nghị định 85/2016/NĐ-CP đã ban hành, thực hiện nghiêm túc các chính sách mật khẩu, theo dõi kiểm tra, kiểm soát quyền truy cập, mã hóa tài liệu, mã hóa mạng và các kiểm soát bảo mật di động khác để ngăn chặn tối đa việc tin tặc khai thác các lỗ hổng trong hệ thống.

Nói về phòng họp không giấy, đồng chí Phạm Văn Cần - Viện trưởng, Trưởng ban Chỉ đạo Ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số Viện cấp cao 2 cho biết, việc triển khai phòng họp không giấy là một trong những nội dung quan trọng trong quá trình phát triển ứng dụng công nghệ thông tin tại đơn vị, góp phần nâng cao năng lực quản lý, điều hành dựa vào dữ liệu số; bảo đảm thực hiện có hiệu quả về công tác đột phá của đơn vị đề ra trong kế hoạch công tác kiểm sát năm 2023.

Tuy nhiên, trong chuyển đổi số thì người dùng công nghệ quan trọng hơn công nghệ nên lãnh đạo Viện cấp cao 2, lãnh đạo Viện nghiệp vụ và Văn phòng cần phải có quyết tâm, vào cuộc thật sự thì mô hình mới thành công và đạt tối đa hiệu quả. Mặc khác, tất cả thành viên dự họp phải có ý thức sử dụng hiệu quả phòng họp không giấy, nếu không sẽ sinh ra điểm nghẽn trong thực hiện, tạo thêm gánh nặng cho cơ quan tham mưu, triển khai.