Ứng dụng “Phòng họp không giấy” giúp lãnh đạo điều hành hội nghị đạt hiệu quả cao

Qua 1 năm thực hiện đã mang lại những hiệu quả cao trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của VKSND. Kết quả nổi bật được thể hiện trên các mặt:

Xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng nhu cầu 

Viễn thông Kiên Giang đã tiến hành khảo sát đánh giá tổng thể hiện trạng, nhu cầu để triển khai xây dựng mới hạ tầng mạng nội bộ làm nền tảng triển khai số hóa ứng dụng công nghệ thông tin, quản lý điều hành, như: Hệ thống quản lý văn bản xử lý công việc, Hệ thống thư điện tử, cổng thông tin điện tử, các dịch vụ truyền hình hội nghị, phần mềm phòng họp không giấy, ứng dụng giao việc tức thời nhắc việc thông minh. Hỗ trợ trong việc làm mới hệ thống cáp phục vụ cho kết nối Internet tại VKSND tỉnh. Ngoài ra, thường xuyên phối hợp với các đơn vị VKSND tỉnh khắc phục các sự cố xảy ra như có lỗi của đường truyền, các ứng dụng công nghệ thông tin khác…

Quang cảnh hội nghị sơ kết.

Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

Viễn thông Kiên Giang phối hợp với VKSND tỉnh, VKSND cấp huyện đấu nối, cài đặt và đưa vào sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình qua Internet (VMeeting), gồm 1 điểm chính tại VKSND tỉnh kết nối đến VKSND tối cao và 15 điểm phụ tại 15 VKSND cấp huyện; thường xuyên hỗ trợ kỹ thuật phục vụ hội nghị trực tuyến khi hệ thống đường truyền trực tuyến của VKSND tỉnh, VKSND cấp huyện xảy ra lỗi hay các sự cố khác trong quá trình vận hành.
Ngoài ra, Viễn thông Kiên Giang hỗ trợ VKSND tỉnh kết nối hệ thống mạng nội bộ Tỉnh ủy sử dụng cho cơ quan, tổ chức Đảng để truyền thông tin chỉ đạo của Trung ương Đảng, Tỉnh ủy, khai thác văn bản, tài liệu phục vụ yêu cầu lãnh đạo, tổ chức thực hiện. VKSND tỉnh là một trong 18 điểm cầu kết nối với Tỉnh ủy, nên tạo thuận lợi cho cán bộ, đảng viên tiếp thu nội dung các nghị quyết của Đảng. Từ các tiện ích đó đã bảo đảm sự kết nối, liên thông giữa các cơ quan tham mưu, giúp việc của Thường trực Tỉnh ủy, UBND và các ban ngành của tỉnh với VKSND tỉnh, bảo đảm yêu cầu ứng dụng công nghệ một cách hiệu quả, thiết thực.

Hỗ trợ ứng dụng Phòng họp không giấy tờ 

Viễn thông Kiên Giang đã triển khai đến VKSND tỉnh ứng dụng VNPT-eCabinet chuyển từ phòng họp sử dụng giấy tờ, sang phòng họp sử dụng công cụ phần mềm công nghệ thông tin nhằm nâng cao công tác quản lý của lãnh đạo VKSND tỉnh với một số tính năng nổi bật:

Hệ thống được cung cấp dưới hình thức Web Application nên người dùng có thể sử dụng các thiết bị (Tablet/Laptop/Ipad/điện thoại thông minh) để truy cập vào hệ thống thông qua các trình duyệt web được cài đặt trên các thiết bị này như Chrome, Firefox, Safari và phát triển sử dụng thông qua các App. Phân quyền sử dụng của người dùng tùy thuộc vào vai trò (chủ trì phiên họp, đại biểu dự họp, thư ký phiên họp, quản trị hệ thống).

Thông tin cuộc họp được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây với trung tâm dữ liệu tiêu chuẩn Uptime Tier3 của Tập đoàn VNPT bảo đảm độ sẵn sàng và an toàn dữ liệu cũng như khả năng bảo mật an toàn thông tin ở mức độ cao nhất, có khả năng sao lưu định kỳ để bảo đảm an toàn dữ liệu và thông tin, hạn chế khả năng mất dữ liệu do các sự cố bất ngờ. Để bảo đảm an toàn thông tin, dữ liệu trên đường truyền sẽ được mã hóa sử dụng giao thức HTTPS, SSL, ngoài ra, có thể bổ sung đường truyền riêng MetroNet, VPN. Việc sao lưu dữ liệu sẽ được thực hiện định kỳ với cơ chế tự động, thời gian thực hiện backup dữ liệu tùy thuộc vào người quản trị hệ thống. Có nhiều hình thức sao lưu dữ liệu khác nhau như: backup ngay chính trên hệ thống đang vận hành, đồng bộ qua một hệ thống khác thông qua kết nối ftp.

Ký kết thoả thuận hợp tác giữa VKSND tỉnh Kiên Giang với VNPT Kiên Giang.

Hệ thống đáp ứng đầy đủ chức năng quản lý, điều hành cuộc họp và được tích hợp trong cùng một giao diện Website đơn giản, dễ sử dụng, tất cả các thành viên dự họp đều có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi. Tạo ra môi trường tương tác đa chiều và tức thời, giúp người dùng có thể chia sẻ thông tin, trao đổi và phản hồi dễ dàng trong cuộc họp; nhờ vậy, mọi vấn đề được xử lý nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả.

Toàn bộ quy trình cuộc họp được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử, không sử dụng bất cứ văn bản giấy nào nhằm mục tiêu giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong phòng họp, đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian và chi phí, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác. Tài liệu cuộc họp được gửi tới lãnh đạo và các thành viên tham dự để nghiên cứu trước. Trong cuộc họp, lãnh đạo và các thành viên trao đổi, tương tác nội dung, thực hiện biểu quyết (nếu có), kết luận cuộc họp được cập nhật và lưu trữ trên hệ thống.

Kết quả sử dụng ứng dụng

Viễn thông Kiên Giang phối hợp cùng VKSND tỉnh triển khai hệ thống VNPT-eCabinet trong các cuộc họp tại đơn vị, đã mở 2 lớp tập huấn tập trung và 2 ngày tập huấn trực tiếp cho từng lãnh đạo, công chức tại VKSND tỉnh và 15 VKSND huyện, thành phố để nắm được cách thức, thao tác sử dụng các chức năng để tham dự họp trên hệ thống. Tính đến thời điểm hiện tại, VKSND tỉnh Kiên Giang đã ứng dụng hệ thống vào 88 cuộc họp, trong đó có 53 cuộc họp giao ban tuần và 35 cuộc họp chuyên môn của đơn vị.

Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, hệ thống đã hỗ trợ lãnh đạo VKSND tỉnh điều hành cuộc họp được hiệu quả hơn với chức năng mô tả trực quan sơ đồ vị trí, giúp theo dõi và tổng hợp nhanh những ý kiến đóng góp của cá nhân trong buổi họp. Lãnh đạo Văn phòng VKSND tỉnh đã ứng dụng hệ thống trong công tác chuẩn bị nội dung cuộc họp như tạo các phiên họp trên hệ thống, thông báo tin nhắn mời họp qua điện thoại, chuẩn bị cập nhật tài liệu họp, điểm danh thành phần trước buổi họp…

Đến nay, tại VKSND tỉnh, việc vận hành hệ thống VNPT- eCabinet cơ bản đã hoàn thành việc thiết lập, cài đặt và đăng nhập hệ thống gồm có các địa chỉ của lãnh đạo VKSND tỉnh, lãnh đạo 10 Phòng thuộc VKSND tỉnh, lãnh đạo 15 VKSND cấp huyện và Chuyên viên Công nghệ thông tin. Hệ thống được VNPT Kiên Giang cài đặt riêng cho VKSND tỉnh, mỗi cá nhân có một địa chỉ và password (mật khẩu) riêng để thực hiện các thao tác tham gia các phiên họp  của đơn vị. Hệ thống VNPT-eCabinet có bổ sung tính năng họp trực tuyến đến 15 VKSND huyện, thành phố nhằm hỗ trợ làm việc từ xa, đặc biệt ứng dụng trong đợt tuyên truyền công tác phòng, chống dịch COVID-19 để hạn chế việc tập trung đông người trong cuộc họp.

Một số hạn chế

Về đường truyền Internet: có lúc chưa ổn định nên xảy ra sự cố khi kết nối họp trực tuyến đến 15 điểm cầu VKSND huyện, thành phố như không nghe được âm thanh, không thấy hình ảnh...

Về trang thiết bị công nghệ thông tin: hiện VKSND tỉnh vẫn sử dụng các trang thiết bị cũ, chưa có đề án nâng cấp mới nên cấu hình sử dụng có lúc chưa tương thích hoặc kết nối chậm, ít nhiều ảnh hưởng đến chất lượng các ứng dụng.

Đối với ứng dụng “Phòng họp không giấy”: khi sử dụng ứng dụng họp trực tuyến từ xa đối với chương trình “Vedeo Conference” chưa kết nối cùng lúc được nhiều địa chỉ của các cá nhân. Trường hợp điểm danh các đại biểu dự họp không được cập nhật ngay trên các máy khác đang mở ứng dụng (phải thoát ra xong cập nhật lại mới thấy được điểm danh). Chức năng sắp xếp chỗ ngồi chưa được cập nhật thường xuyên.

Chưa có sự phân công cụ thể cán bộ đầu mối phụ trách của Viễn thông Kiên Giang để Viện kiểm sát hai cấp liên hệ khi có sự cố đường truyền và các ứng dụng (chủ yếu ở cấp huyện).

Vì vậy, để việc sử dụng phòng họp không giấy ngày càng phát huy hiệu quả, đơn vị Viễn thông cần tiếp tục hỗ trợ tư vấn, nâng cấp các ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành tại VKSND tỉnh… Có phân công cán bộ đầu mối hỗ trợ các VKSND huyện, thành phố trong việc xử lý các sự cố xảy ra. Hỗ trợ xây dựng giải pháp tổng thể về an toàn bảo mật thông tin phù hợp với quy hoạch và định hướng của tỉnh.

Về phía VKSND tỉnh, cần đẩy mạnh hơn nữa việc khai thác, sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin đã và đang hiện diện tại đơn vị. Thực hiện chương trình tin học hoá trong mọi hoạt động tại đơn vị và phối hợp xây dựng giải pháp phần mềm phù hợp, hướng tới xây dựng mô hình “Kiểm sát điện tử” trong ngành Kiểm sát Kiên Giang.