Theo Quy định, việc xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước phải căn cứ vào quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, Danh mục bí mật nhà nước thuộc VKSND ban hành kèm theo Quyết định số 1180/QĐ-TTg ngày 4/8/2020 của Thủ tướng Chính phủ và Danh mục bí mật nhà nước thuộc các lĩnh vực khác có liên quan do Thủ tướng Chính phủ ban hành.
Việc xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước đối với văn bản, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo trình tự. Cụ thể, người được giao soạn thảo văn bản, tài liệu có nội dung bí mật nhà nước phải thể hiện rõ tại mục nơi nhận của dự thảo văn bản, tài liệu các nội dung: Nơi nhận, số lượng bản phát hành, tên người soạn thảo và ghi rõ việc được phép hoặc không được phép sao, chụp văn bản, tài liệu có nội dung bí mật nhà nước.
Dự thảo văn bản, tài liệu có nội dung bí mật nhà nước phải được quản lý, bảo vệ như văn bản ban hành chính thức ngay từ khi soạn thảo và phải tiêu hủy ngay sau khi hoàn thành việc soạn thảo nếu thấy không cần thiết phải lưu giữ. Không sử dụng máy tính hoặc thiết bị khác có kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông để soạn thảo, in ấn, lưu giữ văn bản, tài liệu có nội dung bí mật nhà nước, trừ trường hợp lưu giữ bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật về cơ yếu.
Đối với vật chứa bí mật nhà nước, người tạo lập ra vật đó phải báo cáo, đề xuất độ mật của bí mật nhà nước.
Xây dựng Tờ trình, Phiếu trình duyệt, ký văn bản, tài liệu hoặc xây dựng văn bản xác định độ mật đối với vật chứa bí mật nhà nước, báo cáo, đề xuất với người có thẩm quyền để quyết định việc xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước.
Tờ trình, Phiếu trình duyệt, ký văn bản, tài liệu hoặc văn bản xác định độ mật đối với vật chứa bí mật nhà nước phải có đủ các nội dung: Căn cứ xác định bí mật nhà nước, đề xuất độ mật của bí mật nhà nước, nơi nhận, số lượng bản phát hành, ghi rõ được phép hoặc không được phép sao, chụp văn bản, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.
Trường hợp là văn bản, tài liệu điện tử, người soạn thảo phải tạo ra dấu chỉ độ mật trên văn bản, tài liệu sau khi được người có thẩm quyền xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước; văn bản, tài liệu điện tử khi in ra để phát hành phải đóng dấu chỉ độ mật theo quy định.
Việc xác định bí mật nhà nước, độ mật của bí mật nhà nước được áp dụng cho từng văn bản, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước. Trường hợp các văn bản, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước có cùng độ mật, cùng tính chất, lặp lại nhiều lần (như báo cáo chuyên đề, báo cáo định kỳ) thì người có thẩm quyền xác định độ mật một lần cho loại văn bản, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đó.
Mẫu dấu chỉ độ mật và việc đóng dấu chỉ độ mật; mẫu tờ trình, mẫu văn bản xác định độ mật của bí mật nhà nước đối với vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo Mẫu số 02 và Mẫu số 19 ban hành kèm theo Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước (Thông tư 24/2020/TT-BCA) và theo Mẫu số 01, Mẫu số 02 của VKSND ban hành kèm theo Quy định này.
    |
 |
| Cán bộ, công chức Vụ 12, VKSND tối cao trao đổi nghiệp vụ. (Ảnh minh hoạ - Thị Dịu, Sử Văn) |
Đối với việc sao, chụp văn bản, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, Quy định nêu rõ, người có thẩm quyền cho phép sao, chụp văn bản, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tuyệt mật gồm: Viện trưởng VKSND tối cao; Viện trưởng VKSND cấp cao, Viện trưởng VKSND cấp tỉnh; Thủ trưởng các đơn vị thuộc VKSND tối cao, trừ người đứng đầu các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc VKSND tối cao.
Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp văn bản, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tối mật gồm: Những người quy định tại khoản 1 Điều này; người đứng đầu các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc VKSND tối cao; Viện trưởng Viện nghiệp vụ hoặc tương đương của VKSND cấp cao; Viện trưởng VKSND cấp huyện.
Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp văn bản, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Mật gồm: Những người quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này; trưởng phòng và tương đương của các đơn vị thuộc VKSND tối cao; trưởng phòng thuộc Viện nghiệp vụ và tương đương của VKSND cấp cao; trưởng phòng và tương đương của VKSND cấp tỉnh.
Đối với quy định về mang văn bản, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ, Quy định nêu rõ, việc mang văn bản, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ của Viện kiểm sát để phục vụ công tác ở trong nước phải được Viện trưởng VKSND các cấp, thủ trưởng các đơn vị trực tiếp quản lý bí mật nhà nước cho phép.
Viện trưởng VKSND các cấp, thủ trưởng các đơn vị có thể ủy quyền cho cấp phó thực hiện thẩm quyền cho phép mang văn bản, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ của Viện kiểm sát để phục vụ công tác ở trong nước. Việc ủy quyền được thực hiện thường xuyên hoặc theo từng trường hợp cụ thể và phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó xác định rõ phạm vi, nội dung, thời hạn ủy quyền.
Cấp phó được ủy quyền chịu trách nhiệm trước cấp trưởng và trước pháp luật về quyết định của mình; không được ủy quyền tiếp cho người khác.
Trường hợp mang văn bản, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ để phục vụ công tác ở nước ngoài thì phải báo cáo và được Viện trưởng VKSND tối cao hoặc Phó Viện trưởng VKSND tối cao được ủy quyền cho phép và phải báo cáo Trưởng đoàn công tác.
Người mang văn bản, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ của Viện kiểm sát để phục vụ công tác phải có văn bản xin phép người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này; trong đó, nêu rõ họ, tên, chức vụ, đơn vị công tác; tên loại, trích yếu nội dung, độ mật của văn bản, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; mục đích sử dụng; thời gian, địa điểm công tác; biện pháp bảo vệ bí mật nhà nước.
Trong thời gian mang văn bản, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ của Viện kiểm sát, nếu phát hiện bí mật nhà nước bị lộ, bị mất, người mang văn bản, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải kịp thời báo cáo với Trưởng đoàn công tác và lãnh đạo Viện, lãnh đạo đơn vị trực tiếp quản lý để có biện pháp xử lý và khắc phục hậu quả.
Văn bản, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước mang ra khỏi nơi lưu giữ của Viện kiểm sát phải được chứa, đựng, vận chuyển bằng phương tiện, thiết bị bảo đảm an toàn và phải được bảo vệ trong thời gian mang ra khỏi nơi lưu giữ; khi kết thúc nhiệm vụ phải nộp lại đơn vị và báo cáo với người có thẩm quyền.