Qua công tác kiểm sát việc thụ lý, giải quyết các vụ án dân sự về tranh chấp quyền sử dụng đất và yêu cầu huỷ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (GCNQSDĐ) của Tòa án nhân dân (TAND) hai cấp tỉnh Thanh Hoá trong năm 2024, VKSND tỉnh Thanh Hoá nhận thấy, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai (VPĐKĐĐ) huyện Quảng Xương và huyện Hoằng Hóa có vi phạm trong việc quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu cấp GCNQSDĐ.
    |
 |
| VKSND tỉnh Thanh Hoá giao ban công tác (ảnh minh hoạ). |
Theo đó, Mục 4 Điều 2 Nghị định 01/2017/NĐ-CP ngày 06/01/2017 và khoản 9 Điều 2 Thông tư liên tịch số 15/TTLT ngày 04/4/2015 quy định:“Văn phòng đăng ký đất đai là đơn vị sự nghiệp công trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường do UBND cấp tỉnh thành lập hoặc tổ chức lại trên cơ sở hợp nhất Văn phòng đăng ký QSDĐ trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường và các Văn phòng đăng ký QSDĐ trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường hiện có ở địa phương; có tư cách pháp nhân, có trụ sở, con dấu riêng và được mở tài khoản để hoạt động theo quy định của pháp luật.
Văn phòng đăng ký đất đai có chức năng thực hiện đăng ký đất đai và tài sản gắn liền với đất; cấp GCNQSDĐ, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đối với trường hợp được ủy quyền theo quy định; xây dựng, quản lý, cập nhật, đo đạc, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai; cung cấp thông tin đất đai theo quy định cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu và thực hiện các dịch vụ khác trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ phù hợp với năng lực theo quy định của pháp luật”.
Tuy nhiên, khi được TAND hai cấp tỉnh Thanh Hóa yêu cầu cung cấp hồ sơ địa chính liên quan đến việc cấp GCNQSDĐ thì các Chi nhánh VPĐKĐĐ của một số địa phương không cung cấp được hồ sơ cho Tòa án và trả lời không có hồ sơ lưu trữ.
Hồ sơ địa chính là tập hợp tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện trạng và tình trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với đất để phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cá nhân có liên quan.
Hồ sơ địa chính cũng là cơ sở pháp lý để người sử dụng đất chuyển nhượng đất, cho thuê đất, thế chấp đất, góp vốn kinh doanh, thừa kế, tặng, cho…; dùng làm bằng chứng để giải quyết các vụ tranh chấp, khiếu kiện về đất đai.
Để bảo đảm khắc phục và phòng ngừa vi phạm pháp luật trong hoạt động quản lý, bảo quản, lưu trữ hồ sơ địa chính của cơ quan Nhà nước trong lĩnh vực quản lý đất đai. Ngày 30/9/2024, Viện trưởng VKSND tỉnh Thanh Hoá đã ban hành kiến nghị yêu cầu Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Thanh Hoá, kiểm tra việc quản lý, lưu trữ hồ sơ địa chính của Chi nhánh VPĐKĐĐ huyện Quảng Xương và huyện Hoằng Hóa để có biện pháp khắc phục (xử lý) vi phạm.
Đồng thời, có biện pháp chỉ đạo các Chi nhánh VPĐKĐĐ trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa rà soát, kiểm tra việc lưu trữ hồ sơ địa chính; kịp thời thu thập, bổ sung các hồ sơ còn thiếu, đảm bảo việc quản lý, lưu trữ hồ sơ địa chính đầy đủ, đúng quy định của pháp luật.