    |
 |
| Đồng chí Trần Võ Thắng Trung - Phó Viện trưởng VKSND khu vực 9 trực tiếp đôn đốc việc thực Kế hoạch số 391/KH-VKS-KV9 ngày 31/7/2026 của VKSND Khu vực 9. |
Thực hiện Kế hoạch hành động 100 ngày xử lý các điểm nghẽn về chuyển đổi số, VKSND khu vực 9, TP Hồ Chí Minh đưa vào vận hành đồng thời hai nền tảng công nghệ để số hóa khối tài liệu nghiệp vụ hình thành từ năm 2015 đến hết năm 2025.
Trong đó, hồ sơ án hình sự được xử lý trên Hệ thống số hóa hồ sơ của VKSND tối cao; các hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ còn lại được lưu trữ tập trung trên thiết bị lưu trữ mạng (NAS), hình thành kho dữ liệu dùng chung của đơn vị.
Ngày 24/7/2026, VKSND TP Hồ Chí Minh ban hành Kế hoạch số 1007/KH-VKS về “Hành động 100 ngày xử lý các điểm nghẽn về chuyển đổi số”, triển khai Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị, Nghị quyết số 129-NQ/BCSĐ của Ban Cán sự đảng VKSND tối cao và Kế hoạch số 266/KH-VKSTC của VKSND tối cao.
Trên cơ sở đó, VKSND khu vực 9, TP Hồ Chí Minh ban hành Kế hoạch số 391/KH-VKS-KV9 ngày 31/7/2026, thời gian thực hiện từ ngày 10/7/2026 đến hết ngày 30/11/2026.
Kế hoạch đặt ra yêu cầu 100% vụ việc, vụ án hình sự mới phát sinh được giải quyết toàn trình trên nền tảng Quản lý án hình sự; đồng thời hoàn thành chỉnh lý, số hóa 100% hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các khâu công tác giai đoạn 2015-2025 để từng bước tích hợp vào kho dữ liệu số dùng chung của Ngành.
Phân luồng 10 năm tài liệu để số hóa
Qua khảo sát, một trong những khó khăn lớn nhất là khối tài liệu trong 10 năm của một đơn vị cấp khu vực rất đa dạng, không chỉ gồm hồ sơ án hình sự.
Bên cạnh hồ sơ hình sự còn có hồ sơ kiểm sát dân sự, hành chính, kinh doanh thương mại, lao động; kiểm sát thi hành án hình sự, thi hành án dân sự; giải quyết khiếu nại, tố cáo; các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ và hồ sơ quản lý hành chính.
Nếu toàn bộ tài liệu được đưa vào một phần mềm chuyên dụng cho án hình sự sẽ không phù hợp công năng và làm tăng khối lượng xử lý trên hệ thống. Trong khi đó, nếu tiếp tục duy trì hoàn toàn bằng hồ sơ giấy thì không đáp ứng yêu cầu số hóa.
Từ thực tế này, đơn vị lựa chọn cách phân luồng tài liệu, sử dụng công cụ phù hợp với từng nhóm hồ sơ. Đối với hồ sơ kiểm sát án hình sự, VKSND khu vực 9 được VKSND tối cao, thông qua Cục 2, lựa chọn là đơn vị thí điểm Hệ thống số hóa hồ sơ.
Hệ thống được cài đặt trên máy trạm kết nối trực tiếp với máy quét tốc độ cao, có khả năng xử lý từ 3.000-10.000 trang/ngày. Việc lập, quản lý, khai thác và lưu trữ hồ sơ kiểm sát án hình sự điện tử được thực hiện theo Kế hoạch số 168/KH-VKSTC ngày 18/9/2026 của VKSND tối cao về triển khai xây dựng hồ sơ kiểm sát án hình sự điện tử trên nền tảng Quản lý án hình sự của ngành Kiểm sát nhân dân.
Theo quy trình, công chức tạo hồ sơ vụ án, phân quyền cho Kiểm sát viên thụ lý, sau đó quét trực tiếp tài liệu hoặc tải tệp PDF đã được số hóa lên hệ thống.
Máy chủ thực hiện công đoạn nhận dạng chữ, tự động phân tách tập tài liệu thành từng nhóm theo bị can và loại tài liệu. Kiểm sát viên kiểm tra lại cây tài liệu, điều chỉnh những vị trí hệ thống phân tách chưa chính xác, sau đó cập nhật dữ liệu trên nền tảng Quản lý án hình sự.
Mỗi hồ sơ sau xử lý có song song bản ảnh PDF và bản toàn văn. Nhờ đó, Kiểm sát viên có thể tìm kiếm tài liệu bằng từ khóa trên toàn bộ hồ sơ thay vì phải lần lượt tra cứu từng bút lục.
Cách thức này đặc biệt phát huy hiệu quả đối với những hồ sơ có dung lượng lớn, nhiều bị can và số lượng tài liệu nhiều.
Dữ liệu sau khi xử lý được đồng bộ giữa các máy trong mạng nội bộ của đơn vị, giúp các bộ phận được phân quyền có thể khai thác hồ sơ điện tử mà không phải sao chép thủ công qua USB, qua đó đáp ứng yêu cầu về an toàn thông tin và bảo vệ bí mật nhà nước.
Đối với những tài liệu nghiệp vụ ngoài hồ sơ án hình sự, đơn vị lựa chọn phương án số hóa và lưu trữ tập trung trên thiết bị NAS đặt tại đơn vị, kết nối thông qua mạng nội bộ. Kho dữ liệu được xây dựng theo cây thư mục bám sát từng khâu công tác và từng năm, mỗi bộ phận có thư mục riêng.
Quyền truy cập được chia thành ba mức: không được truy cập; được xem, tải tài liệu; hoặc được thêm, sửa, xóa dữ liệu. Việc phân quyền giúp công chức chỉ tiếp cận phần dữ liệu phục vụ nhiệm vụ được giao, đồng thời thuận lợi cho công tác quản lý tài khoản và kiểm soát truy cập.
Theo cách phân luồng này, hồ sơ kiểm sát án hình sự được cập nhật trên Hệ thống số hóa của Ngành, tạo lập hồ sơ điện tử với cây tài liệu, bản ảnh và bản toàn văn có thể tra cứu.
Các hồ sơ kiểm sát dân sự, hành chính, kinh doanh thương mại, lao động, thi hành án và giải quyết khiếu nại, tố cáo được quét thành tệp PDF, lưu tại thư mục tương ứng trên kho dữ liệu dùng chung.
Riêng văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ và hồ sơ quản lý hành chính được đưa vào thư mục dùng chung của toàn đơn vị; công chức được quyền xem và tải về nhưng không được sửa hoặc xóa tài liệu.
Từ hồ sơ giấy đến kho dữ liệu có thể tra cứu
Để kiểm soát tiến độ, đồng chí Trần Võ Thắng Trung, Phó Viện trưởng VKSND khu vực 9, được phân công phụ trách công tác chuyển đổi số, trực tiếp theo dõi, kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện.
Tổ Công nghệ thông tin của đơn vị là đầu mối tham mưu, hướng dẫn thao tác, kiểm tra chất lượng dữ liệu và tổng hợp kết quả. Lực lượng chỉnh lý, quét tài liệu được bố trí làm việc hằng ngày, gắn với khối lượng cụ thể của từng bộ phận.
Tiến độ không chỉ được theo dõi bằng báo cáo chung mà gắn với sản phẩm cụ thể. Khối lượng chỉnh lý, số hóa của từng bộ phận được cập nhật vào công cụ theo dõi ngay trong ngày và cuối ngày kết xuất báo cáo gửi về đầu mối tổng hợp.
Cách làm này bám yêu cầu “6 rõ - 1 xuyên suốt”, trong đó kết quả hoàn thành phải được kiểm chứng bằng sản phẩm đầu ra và minh chứng vận hành thực tế. Kết quả thực hiện cũng là một trong những căn cứ đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, bình xét thi đua, khen thưởng đối với tập thể, cá nhân trong năm 2026.
Hiệu quả dễ nhận thấy nhất sau khi hồ sơ được số hóa là thời gian tra cứu. Trước đây, muốn tìm một bản tự khai hoặc biên bản ghi lời khai trong hồ sơ có hàng nghìn bút lục, Kiểm sát viên phải mượn hồ sơ giấy rồi lần lượt tìm từng tài liệu. Khi dữ liệu đã được số hóa, nội dung cần thiết có thể được tìm bằng từ khóa và mở ngay trên máy.
Hồ sơ cũng không còn phụ thuộc vào việc một cá nhân đang giữ bản giấy; nhiều người được phân quyền có thể cùng khai thác, nghiên cứu hồ sơ điện tử phục vụ công việc.
Công tác lưu trữ cũng có sự thay đổi. Thay vì tài liệu nghiệp vụ nằm rải rác trên máy tính cá nhân, dữ liệu được đưa về kho dùng chung, có phân quyền, nhật ký truy cập và bản sao lưu.
Đây là tiền đề để dữ liệu của đơn vị có thể tiếp tục được kết nối, chia sẻ với kho dữ liệu số dùng chung của Ngành khi đáp ứng các điều kiện kỹ thuật và nghiệp vụ.
Theo VKSND khu vực 9, TP Hồ Chí Minh số hóa không chỉ dừng lại ở việc chuyển tài liệu giấy thành tệp ảnh. Yêu cầu đặt ra là dữ liệu phải đáp ứng nguyên tắc “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”, đồng thời gắn với bảo mật, an toàn, an ninh mạng và bảo vệ bí mật nhà nước.
Vì vậy, song song với việc xử lý khối tài liệu tồn từ những năm trước, đơn vị yêu cầu hồ sơ, tài liệu của vụ việc, vụ án mới phát sinh phải được số hóa ngay khi tiếp nhận hoặc trong quá trình hình thành, hạn chế phát sinh thêm hồ sơ tồn chưa được số hóa sau khi vụ án kết thúc.
Thời gian tới, VKSND khu vực 9, TP Hồ Chí Minh tiếp tục rà soát chất lượng dữ liệu trên nền tảng Quản lý án hình sự, duy trì ký số và lưu trữ điện tử đối với văn bản hành chính.
Đơn vị cũng tiếp tục nghiên cứu ứng dụng trí tuệ nhân tạo và các công cụ số phục vụ tra cứu, thống kê, tổng hợp trong công tác chuyên môn, trên cơ sở bảo đảm các quy định về bảo mật dữ liệu.