VKSND TP Bắc Ninh xây dựng và ứng dụng hiệu quả “Phần mềm Quản lý tin báo, tố giác tội phạm”

Thời gian qua, ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động của ngành Kiểm sát nhân dân được Viện trưởng VKSND tối cao chỉ đạo quyết liệt. Ngày 17/5/2021, Viện trưởng VKSND tối cao đã ban hành Chỉ thị số 03 về tăng cường ứng dụng CNTT, thúc đẩy chuyển đổi số trong ngành Kiểm sát nhân dân.

Thực hiện Quyết định số 46/QĐ-VKSTC ngày 14/2/2019 của Viện trưởng VKSND tối cao về việc ban hành quy định “Về việc quản lý hồ sơ tố giác, tin báo về tội phạm, kiến nghị khởi tố tạm đình chỉ và hồ sơ vụ án hình sự tạm đình chỉ của VKSND”; Thông tư liên tịch 05/2018/TTLT-VKSNDTC-TANDTC-BCA-BQP ngày 12/11/2018 quy định phối hợp giữa các cơ quan trong thực hiện thống kê hình sự, qua nghiên cứu, VKSND TP Bắc Ninh thấy rằng, hiện tại các phần mềm của Ngành chưa quản lý và thống kê tố giác, tin báo về tội phạm và kiến nghị khởi tố nói chung và tin báo tạm đình chỉ giải quyết nói riêng.

VKSND TP Bắc Ninh phối hợp Cơ quan điều tra lấy lời khai trực tuyến.

Một số đơn vị trong Ngành, trong tỉnh đã xây dựng quản lý tin báo, tố giác tội phạm trên ứng dụng Excel, phần mềm sổ điện tử nhưng hầu như các đơn vị mới chỉ chú trọng đến việc thống kê, mà chưa chú trọng đến quản lý thao tác của Kiểm sát viên trong việc thực hành quyền công tố về tin báo như: Yêu cầu (YC) khởi tố, YC hủy bỏ quyết định khởi tố, YC hủy bỏ quyết định không khởi tố, YC xác minh…) và kiểm sát hoạt động tư pháp về tin báo như: Việc tiếp nhận, thụ lý, phân công, kiến nghị…. Đặc biệt là không chú trọng quản lý nội dung của các Quyết định (QĐ) tạm đình chỉ, Yêu cầu xác minh….

Ngoài ra, theo hệ thống sổ sách về khâu kiểm sát thụ lý và giải quyết tin báo, tố giác tội phạm hiện hành thì các đơn vị cấp huyện đang có hệ thống sổ gồm 3 sổ: Sổ tiếp nhận tố giác, tin báo về tội phạm và kiến nghị khởi tố (Sổ 1); Sổ đăng ký quyết định và văn bản về người tiến hành tố tụng, người tham gia tố tụng giai đoạn giải quyết tố giác, tin báo về tội phạm (Sổ 2); Sổ thực hành quyền công tố, kiểm sát việc tiếp nhận giải quyết tin báo, tố giác tội phạm, kiến nghị khởi tố (Sổ 3). Tức là, để theo dõi toàn diện quá trình giải quyết 1 tin báo thì Kiểm sát viên phụ trách khâu kiểm sát tin báo phải theo dõi trên cả 3 quyển sổ, dẫn đến quá trình theo dõi không được liên tục, việc tìm kiếm mất rất nhiều thời gian. 

VKSND TP Bắc Ninh đã mạnh dạn xây dựng và đưa ra giải pháp chuyển đổi số quy trình nghiệp vụ Quản lý tố giác, tin báo về tội phạm bằng “Phần mềm quản lý tin báo, tố giác tội phạm” (gọi tắt là PM) và bước đầu đã đưa vào sử dụng. 

Phần mềm PM giúp công tác quản lý chỉ đạo điều hành, giúp cho việc quản lý danh sách các trường hợp Cơ quan điều tra ra quyết định tạm đình chỉ tố giác, tin báo và kiến nghị khởi tố quản lý được đầy đủ, chặt chẽ, kịp thời; Phục vụ cho việc đối chiếu số liệu liên ngành và tổng hợp báo cáo cụ thể hàng tháng, thống kê 6 tháng và hằng năm, qua đó thực hiện tốt công tác quản lý tin báo, quản lý hồ sơ, tránh thất lạc, bỏ sót. Đồng thời, giúp cho lãnh đạo quản lý chặt chẽ thời hạn cũng như các thao tác và nội dung các thao tác nghiệp vụ của Kiểm sát viên.

PM giữ vai trò quản lý tình hình thụ lý, giải quyết tố giác, tin báo về tội phạm của từng Kiểm sát viên, từng Điều tra viên, từng bộ phận trong đơn vị; nắm bắt chính xác số lượng, tình trạng giải quyết hồ sơ một cách chi tiết, cụ thể như: những trường hợp gần hết hạn, quá hạn giải quyết, tạm đình chỉ, lý do tạm đình chỉ, nội dung YC xác minh, kiến nghị….

Ứng dúng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ. Ảnh minh hoạ của VKSND huyện Đông Anh

Thông qua PM, Lãnh đạo, cán bộ, Kiểm sát viên dễ dàng tìm kiếm, khai thác thông tin hồ sơ tố giác, tin báo về tội phạm, như: nội dung chi tiết, nội dung cơ bản, các QĐ phân công, QĐ thay đổi, các YC thụ lý, YC giải quyết, YC hủy bỏ…Đồng thời, “PM QL tin báo” hỗ trợ tích cực trong công tác quản lý tin báo tạm đình chỉ, tổng hợp số liệu, báo cáo hàng tuần, tháng, quý, báo cáo chuyên đề. Tất cả thông tin tin báo sẽ được tự động phân loại nhanh chóng, phản ánh trung thực, phân tích chính xác.

Để sử dụng PM, máy tính cần cài đặt phần mềm Word 2010 trở lên. PM được xây dựng trên nền tảng Desktop; dữ liệu có thể được nhập trên nhiều máy khác nhau cùng 1 lúc liên thông cùng nhau (do lãnh đạo có thể lựa chọn 1 trong 2 phương án: Giao cho 1 đồng chí Kiểm sát viên phụ trách kiểm sát tin báo cập nhật toàn bộ dữ liệu hoặc có thể do các Kiểm sát viên được giao thụ lý và giải quyết các tin báo khác nhau cùng nhập dữ liệu). Toàn bộ nội dung cập nhật sẽ tập trung sao lưu trên 1 máy ADMIN (các máy khác chỉ vào được PM khi ADMIN đồng ý).

Để đưa vào khai thác, sử dụng, “PM QL tin báo”, máy tính không cần có kết nối Internet và có thể không cần truyền, nhận trong môi trường mạng; có thể thiết lập mật khẩu của từng cá nhân trong quá trình quản lý, sử dụng. Dữ liệu được nhập cùng 1 lúc trên nhiều máy khác nhau, nhưng về màn hình và thao tác là đồng nhất. Hệ thống giao diện được sắp xếp khoa học, có sự phân quyền chặt chẽ phù hợp từng đối tượng khi sử dụng (Lãnh đạo, Kiểm sát viên, cán bộ), linh hoạt, kịp thời đáp ứng nhu cầu chỉ đạo, điều hành, báo cáo.

Dữ liệu được bảo mật và lưu trữ lâu dài với một khối lượng lớn hồ sơ mà không có một quyền sổ giấy nào có thể thay thế được. Dữ liệu được sao lưu (backup) hàng ngày vào ổ cứng của máy tính ADMIN, đồng thời, tùy từng thời gian (ngày, tuần, tháng... phần mềm sẽ được sao lưu vào ICLOUD riêng của đơn vị, nhằm đảm bảo khi máy chủ bị xâm nhập, viruts, cháy… thì dữ liệu sẽ luôn tồn tại.

Phần mềm được cài đặt với giao diện như sau: 

Biểu tượng phần mềm trên Destop, khi click vào biểu tượng thì giao diện của phần mềm sẽ hiện ra. Tại giao diện này sẽ đăng nhập tên người dùng và mật khẩu.

Phần mềm sau khi đăng nhập.

* Các bước nhập dữ liệu vào phần mềm

*Bước 1: Khi có tin báo mới thụ lý, người dùng vào “Sổ theo dõi tin báo”, chọn mục “Tin mới”, tại screen (màn hình) này, nhập các dữ liệu có liên quan về: Ngày tiếp nhận, Người tiếp nhận; Phiếu chuyển tin; Cá nhân, cơ quan cung cấp tin; người, pháp nhân bị tố giác; Nội dung tin báo (tức là đang cập nhật đầy đủ các nội dung của Sổ 1); rồi vào mục “Chờ xử lý” để đợi thực hiện các bước tiếp theo.

Mục tin thụ lý mới

*Bước 2: Khi lãnh đạo các đơn vị ra các QĐ phân công, thay đổi Điều tra viên, Kiểm sát viên, Phó thủ trưởng, Phó Viện trưởng, Người phiên dịch.... tức là đang cập nhật đầy đủ các nội dung của Sổ 2. Tại màn hình này cho phép Kiểm sát viên phụ trách tin báo có thể cập nhập, bổ sung, hủy bỏ danh sách từng QĐ phân công, thay đổi có trong vụ án; bổ sung, hoặc ngưng sử dụng đối với danh sách từng Kiểm sát viên, Điều tra viên... sau đó tùy từng thao tác có thể vào “Lưu” hoặc “Hoàn tất”. 

Tại cửa sổ “Thụ lý tin báo mới”, vào mục “Thêm kiểm sát viên”, hiện ra cửa sổ

Chọn tên các KSV, lãnh đạo được cập nhật, các QĐ khác rồi vào “Hoàn tất”

*Bước 3: Khi có các Quyết định tố tụng của cơ quan có thẩm quyền, hay các yêu cầu của VKS (chính là hoạt động thực hành quyền công tố, kiểm sát việc tiếp nhận, giải quyết tin báo của Viện kiểm sát) như: Gia hạn, Phục hồi, Tạm đình chỉ, YC xác minh, YC giải quyết tin báo, YC khởi tố, QĐ khởi tố, QĐ không khởi tố...tức là đang cập nhật đầy đủ các nội dung của Sổ 3. Tại màn hình này cho phép Kiểm sát viên phụ trách tin báo có thể cập nhập, bổ sung, hủy bỏ danh sách từng QĐ có trong vụ án (đặc biệt có thể cập nhập nội dung của các QĐ, yêu cầu cần theo dõi theo yêu cầu của lãnh đạo – VD: Nội dung yêu cầu xác minh, Lý do tạm đình chỉ)... sau đó tùy từng thao tác có thể vào “Lưu” hoặc “Hoàn tất”. 

Do phần mềm được xây dựng có thể cập nhật nội dung toàn bộ các QĐ có trong hồ sơ nên Lãnh đạo đơn vị, Kiểm sát viên có thể theo dõi, kiểm sát việc Tạm đình chỉ, phục hồi giải quyết tin...qua đó có thể chủ động yêu cầu Cơ quan điều tra cung cấp tài liệu có liên quan để kiểm sát việc giải quyết nguồn tin, hoặc thay đổi Điều tra viên khi cần thiết của từng tin báo.

Tại cửa sổ tin báo đã nhập, vào mục “Thêm quyết định”.

Lúc này cửa sổ sẽ hiện ra một loạt các quyết định, người nhập sẽ chọn Quyết định cần nhập.

Sau đó cập nhật các loại Quyết định, Yêu cầu trong quá trình giải quyết tin báo và các nội dung (theo yêu cầu), rồi chọn “Hoàn tất”

Tại bước này là ta đã hoàn thiện toàn bộ khâu nhập dữ liệu tin báo vào PM, lúc này, tin báo mới nhập sẽ ở dòng đầu tiên của giao diện chính.(Tức là tin báo cập nhật theo thứ tự thời gian, theo đó, tin báo thụ lý mới nhất sẽ ở trên dòng đầu tiên, còn tin báo thụ lý trước đó sẽ ở các dòng phía sau).

* Cách dùng phần mềm theo yêu cầu của người sử dụng:

 Dùng phần mềm để kiểm tra toàn bộ tin báo quá hạn: Chỉ cần nhập dữ liệu khoảng thời gian cần tìm (ngày, tuần, tháng, năm ...) và vào mục “Quá hạn” , click “Tìm” là toàn bộ tin báo quá hạn tại thời điểm cần tìm sẽ hiện ra tại cột “Ngày hết hạn” (toàn bộ tin báo quá hạn sẽ hiện lên màu đỏ, chữ in nghiêng). Tại cột Ngày CQĐT thụ lý sẽ là tổng số tin báo cần tìm.

Cách tìm các tin báo quá hạn

Dùng phần mềm để kiểm tra toàn bộ tin báo gia hạn; tin báo tạm đình chỉ; tin báo không khởi tố; tin báo khởi tố: (Cách làm tương tự như tìm tin báo quá hạn tại Ảnh 9): Chỉ cần nhập dữ liệu khoảng thời gian cần tìm (ngày, tuần, tháng, năm ...) và vào mục “gia hạn”; “tạm đình chỉ”; “không khởi tố”; “khởi tố”, click “Tìm” là toàn bộ tin báo theo từng mục yêu cầu tại thời điểm cần tìm sẽ hiện ra.

Cách tìm các tin báo tạm đình chỉ

Dùng phần mềm để kiểm tra toàn bộ tin báo có các Yêu cầu xác minh, Kiến nghị, Yêu cầu hủy bỏ, Yêu cầu giải quyết... hoặc đối với 1 quyết định cụ thể: Chỉ cần nhập dữ liệu khoảng thời gian cần tìm (ngày, tuần, tháng, năm ...) và vào mục loại Quyết định, chọn Quyết định, yêu cầu cần tìm (nếu là QĐ, yêu cầu cụ thể có thể nhập thêm số, ngày QD), click “Tìm” là toàn bộ tin báo (hoặc 1 tin báo theo QĐ cụ thể) theo từng mục yêu cầu tại thời điểm cần tìm sẽ hiện ra.

Kiểm tra toàn bộ tin báo có Yêu cầu ra Quyết định giải quyết tin báo trong thời gian thời gian từ 01/01/2020 đến nay

Kiểm tra nội dung Yêu cầu xác minh tin báo

Dùng phần mềm để kiểm tra toàn bộ tin báo do 1 Kiểm sát viên, hoặc 1 Điều tra viên, 1 Phó Viện trưởng... thụ lý giải quyết: Chỉ cần nhập tên Kiểm sát viên, hoặc 1 Điều tra viên, 1 Phó Viện trưởng... cần tìm, và khoảng thời gian cần tìm (ngày, tuần, tháng, năm ...) và click “Tìm”  thì toàn bộ tin báo tại thời điểm cần tìm sẽ hiện ra.

Kiểm tra toàn bộ tin báo còn tồn của KSV Trần Mạnh Hà trong thời gian từ 01/01/2020 đến 01/01/2021

+ Dùng phần mềm để kiểm tra toàn bộ quá trình giải quyết của 1 tin báo từ khi thụ lý, gia hạn, tạm đình chỉ, phục hồi....và tất cả các QĐ, yêu cầu có trong tin báo đó: tại giao diện chính tìm tin báo, click vào tin báo thì toàn bộ các QĐ, YC trong tin báo sẽ hiện ra. Nếu muốn xem cụ thể nội dung của từng QĐ, YC nào thì chuyển mũi tên theo dòng tương ứng và tiếp tục click vào QĐ, YC đó thì toàn bộ nội dung của QĐ, YC sẽ hiện ra.

Kiểm tra toàn bộ các QĐ, YC, đối với tin báo xảy ra ngày 06/08/2021 tại Đa Cấu, Nam Sơn, thành phố Bắc Ninh

* Những tiện ích của PM

Hiện nay, đơn vị đã đưa PM vào sử dụng trên thực tế, song song với hệ thống sổ sách về khâu kiểm sát thụ lý và giải quyết tin báo, tố giác tội phạm hiện hành của VKSND tối cao. Đến nay, đã cập nhật toàn bộ tin báo Tạm đình chỉ giải quyết tính từ 30/11/2021 trở về trước để quản lý, theo dõi và toàn bộ tin báo thụ lý mới từ 1/12/2021 đến nay, qua theo dõi, phần mềm đã đưa vào hoạt động và sử dụng ổn định.

“PM QL tin báo” có thể cảnh báo được tin báo sắp hết hạn, quá hạn giải quyết; các tin tạm đình chỉ, các tin có Yêu cầu giải quyết… để lãnh đạo kịp thời, đôn đốc, nhắc nhở Kiểm sát viên đẩy nhanh tiến độ giải quyết, hạn chế đến mức thấp nhất tin báo quá hạn giải quyết. Theo dõi sát sao các tin tạm đình chỉ lý do theo đúng quy định, các tin tạm đình chỉ cần đôn đốc CQĐT xác minh để phục hồi tiếp tục xác minh, các YC xác minh của Kiểm sát viên theo quy định của pháp luật. 

PM tiết kiệm được chi phí in ấn biểu mẫu theo quy định của Ngành, không phải viết tay, một hồ sơ không phải cập nhật vào nhiều sổ; như khi tiếp nhận tin báo thì vào “Sổ tiếp nhận tố giác, tin báo về tội phạm và kiến nghị khởi tố”, sau khi lãnh đạo ra các Quyết định phân công thì phải cập nhật tiếp trên “Sổ đăng ký quyết định và văn bản về người tiến hành tố tụng, người tham gia tố tụng giai đoạn giải quyết tố giác, tin báo về tội phạm” và khi có các quyết định tiếp theo thì phải cập nhật tiếp vào “Sổ thực hành quyền công tố, kiểm sát việc tiếp nhận giải quyết tin báo, tố giác tội phạm, kiến nghị khởi tố” với nội dung tin được ghi lại nhiều lần dẫn đến các thông tin trùng lặp nhiều, đôi khi do cán bộ có chữ viết xấu, tẩy xóa, ghi chèn, ghi đè, sổ được sử dụng nhiều có thể bị rách, nát, mất trang…dẫn đến thời gian lưu trữ không được như mong muốn. Đặc biệt, khi cần sử dụng có thể đăng xuất và in ngay các nội dung cần tìm ra bản giấy phục vụ công tác lưu trữ, kiểm tra…

Việc kết chuyển tin báo sang năm sau (bao gồm cả tin tạm đình chỉ và tin tồn) để tiếp tục xác minh được dễ dàng, nhanh chóng. In sổ sách lưu trữ đúng quy định chung của ngành.

Dữ liệu được bảo mật và lưu trữ lâu dài với một khối lượng lớn hồ sơ mà không có một quyền sổ giấy nào có thể thay thế được. Dữ liệu được sao lưu (backup) hàng ngày, bảo mật.

Có khả năng tìm kiếm đầy đủ, toàn vẹn thông tin về tin báo theo tất cả các YC, QĐ có trong hệ thống hồ sơ và tiêu chí được định dạng sẵn; Quản lý chặt chẽ thông tin theo đúng quy trình từ khâu tiếp nhận tin báo đến khi ra quyết định giải quyết. Tiết kiệm được thời gian và kinh phí trong việc quản lý, sao lưu, báo cáo...

Tạo bước chuyển biến tích cực trong việc tăng cường ứng dụng CNTT và thúc đẩy chuyển đổi số trong đơn vị, góp phần nâng cao năng lực quản lý, chỉ đạo điều hành, ứng dụng CNTT vào công tác chuyên môn nghiệp vụ và khắc phục khó khăn quản lý, lưu trữ.

Việc xây dựng và ứng dụng PM thể hiện sự quyết tâm của đơn vị VKSND  thành phố Bắc Ninh sẽ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chuyên môn năm 2022. Được biết VKSND TP Bắc Ninh cũng là đơn vị đầu tiên trong Ngành thực hiện việc lấy lời khai trực tuyến trong hoàn cảnh dịch COVID-19 bùng phát phức tạp.