Nhận diện đặc thù công tác lưu trữ của Ngành
Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia, cùng Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 và các văn bản hướng dẫn thi hành đã tạo nền tảng chính trị, pháp lý vững chắc để đổi mới căn bản công tác lưu trữ trong cơ quan nhà nước.
Đối với ngành Kiểm sát nhân dân, đây vừa là cơ hội, vừa là yêu cầu cấp bách nhằm chuyển dịch phương thức quản lý từ "kho giấy" sang "kho dữ liệu", phục vụ trực tiếp cho hoạt động thực hành quyền công tố và kiểm sát hoạt động tư pháp.
Tài liệu lưu trữ của ngành Kiểm sát nhân dân mang tính đặc thù thể hiện qua thành phần, khối lượng và tính chất hồ sơ lưu trữ.
Về thành phần, khối tư liệu này bao gồm hồ sơ về tổ chức - hoạt động của Ngành, các văn bản hành chính và hồ sơ vụ án, vụ việc;
Về quy mô, do được hình thành ở cả ba cấp (Viện kiểm sát nhân dân tối cao, cấp tỉnh và cấp khu vực) dựa trên số lượng, tính chất các vụ việc, nguồn tài liệu này vô cùng phong phú và gia tăng nhanh chóng qua từng năm.
    |
 |
| VKSND tối cao tham gia Hội nghị trực tuyến về công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy do Bộ Nội vụ tổ chức (28/4/2025). |
Bên cạnh đó, tỷ lệ văn bản chứa bí mật nhà nước chiếm đáng kể, nhiều hồ sơ có thời hạn bảo lưu dài hạn hoặc vĩnh viễn, đặt ra yêu cầu khắt khe về bảo quản và bảo mật.
Về mặt tổ chức, các đơn vị Viện kiểm sát đều bố trí bộ phận chuyên trách thuộc Văn phòng; riêng ở cấp Trung ương, Phòng Lưu trữ (Văn phòng VKSND tối cao) đóng vai trò tham mưu cho Viện trưởng về công tác này trên toàn hệ thống.
Thời gian qua, Viện trưởng VKSND tối cao đã ban hành quy định thống nhất về lưu trữ hồ sơ hành chính, hồ sơ vụ án; đồng thời thúc đẩy ứng dụng khoa học - công nghệ và chuyển đổi số. Nhờ đó, công tác lưu trữ đã có nhiều chuyển biến tích cực. Lãnh đạo các cấp ngày càng chú trọng đầu tư; hệ thống quy chế văn thư, lưu trữ từng bước hoàn thiện và cập nhật kịp thời. Phần lớn tài liệu được thu thập, chỉnh lý, bảo quản an toàn, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu tra cứu nghiệp vụ.
Việc khai thác hệ thống quản lý văn bản, điều hành, chữ ký số và văn bản điện tử đã trở nên phổ biến; cùng với các phần mềm quản lý án và thống kê tội phạm đang từng bước tạo lập nguồn dữ liệu số quan trọng.
Một số đơn vị cũng đã chủ động số hóa hồ sơ kiểm sát nhằm phục vụ hiệu quả cho công tác chuyên môn.
Những bất cập trong công tác lưu trữ của Ngành
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác lưu trữ của Ngành vẫn còn một số hạn chế, bất cập.
Thứ nhất, khối lượng tài liệu giấy chưa được chỉnh lý, nộp lưu còn rất lớn. Đặc biệt, sau khi thực hiện Nghị quyết số 84/2025/UBTVQH15 về việc sắp xếp lại hệ thống VKSND gồm 34 VKSND tỉnh, thành phố và 335 VKSND khu vực, lượng tài liệu bàn giao, tiếp nhận tăng đột biến, dẫn đến nhiều đơn vị phải bảo quản tạm thời.
Thứ hai, việc lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu chưa thực sự nghiêm túc; hồ sơ kiểm sát sau khi kết thúc vụ việc vẫn còn để tại đơn vị nghiệp vụ hoặc do Kiểm sát viên trực tiếp quản lý; nhiều hồ sơ nộp lưu còn chậm và chưa bảo đảm đầy đủ thành phần tài liệu theo quy định.
Thứ ba, việc triển khai hồ sơ điện tử chưa đồng bộ trong toàn Ngành do chưa được bảo đảm đầy đủ về kinh phí, nhân lực và trang thiết bị.
|
 |
| Công tác lưu trữ góp phần giữu gìn những giá trị truyền thống vẻ vang của ngành Kiểm sát nhân dân (Trong ảnh: Cán bộ Phòng lưu trữ, Văn phòng VKSND tối cao thuyết minh tại phòng truyền thống ngành KSND). |
Những hạn chế trên xuất phát từ cả nguyên nhân khách quan và chủ quan:
Về khách quan: Khối lượng công việc chuyên môn của Ngành rất lớn; quá trình kiện toàn, sắp xếp tổ chức bộ máy diễn ra khẩn trương; yêu cầu bảo vệ bí mật nhà nước khiến việc số hóa và kết nối dữ liệu gặp nhiều phức tạp, tốn kém; ngoài ra, khung pháp lý về lưu trữ số cũng mới được hoàn thiện từ năm 2025.
Về chủ quan: Nhận thức của một bộ phận cán bộ, công chức về công tác lưu trữ chưa đầy đủ, vẫn coi đây là công việc phụ hoặc "làm sau cùng"; trách nhiệm của người đứng đầu trong chỉ đạo lập và nộp lưu hồ sơ chưa cao; các quy định nội bộ chưa kịp thời cập nhật theo Luật Lưu trữ năm 2024; mức đầu tư kinh phí cho công tác lưu trữ chưa tương xứng; đồng thời công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ chưa được thực hiện thường xuyên.
Cần đồng bộ các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ
Trước thực trạng đó, để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ gắn với ứng dụng khoa học, công nghệ và chuyển đổi số, cần tập trung thực hiện đồng bộ các giải pháp sau:
Về nhận thức và trách nhiệm: Xác định lưu trữ là một khâu không thể tách rời trong hoạt động nghiệp vụ. Người đứng đầu Viện kiểm sát các cấp chịu trách nhiệm toàn diện trước Viện trưởng VKSND tối cao về công tác lưu trữ tại đơn vị; đưa kết quả nộp lưu đúng hạn, đủ thành phần vào tiêu chí đánh giá, xếp loại thi đua hằng năm.
Về thể chế: Khẩn trương ban hành quy định thống nhất về quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử trong ngành Kiểm sát nhân dân; các VKSND cấp dưới chủ động cụ thể hóa quy định của Ngành cho phù hợp với thực tế tại đơn vị.
Về con người: Rà soát, kiện toàn đội ngũ làm công tác lưu trữ tại Viện kiểm sát các cấp; tổ chức bồi dưỡng định kỳ về nghiệp vụ lưu trữ số, kỹ năng số, an ninh mạng và bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện đầy đủ chế độ phụ cấp, bồi dưỡng đối với người làm công tác lưu trữ.
Về hạ tầng và trang thiết bị: Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ đạt chuẩn; xây dựng kho lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Ngành, kết nối với hệ thống quản lý văn bản, điều hành và phần mềm quản lý án; tách biệt hạ tầng xử lý tài liệu mật; thực hiện sao lưu và lưu trữ dự phòng tại địa điểm riêng biệt.
|
 |
| Công tác lưu trữ góp phần giữu gìn những giá trị truyền thống vẻ vang của ngành Kiểm sát nhân dân (Trong ảnh: Cán bộ Phòng lưu trữ, Văn phòng VKSND tối cao thuyết minh tại phòng truyền thống ngành KSND). |
Về số hóa và dữ liệu: Lập kế hoạch số hóa theo thứ tự ưu tiên (tài liệu bảo quản vĩnh viễn, tài liệu thường xuyên khai thác, tài liệu có nguy cơ hư hỏng); bảo đảm dữ liệu “đúng, đủ, sạch, sống”; tập trung xử lý dứt điểm tài liệu tích đống sau khi sắp xếp lại bộ máy; nghiên cứu ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong phân loại và tra cứu tài liệu.
Về kinh phí, ngân sách: Bố trí dự toán riêng, ổn định hằng năm cho công tác chỉnh lý, số hóa, bảo quản tài liệu; lồng ghép hiệu quả với nguồn kinh phí thực hiện các đề án chuyển đổi số của Ngành.
Về kiểm tra và phát huy giá trị tài liệu: Định kỳ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ; đẩy mạnh khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ tổng kết thực tiễn, nghiên cứu khoa học, biên soạn lịch sử Ngành và giáo dục truyền thống.
Công tác lưu trữ không chỉ giữ gìn “bộ nhớ” của ngành Kiểm sát mà còn là nền tảng dữ liệu cốt lõi để xây dựng Viện kiểm sát số. Với sự quan tâm của Đảng, Nhà nước, sự chỉ đạo sâu sát của Lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tối cao cùng tinh thần chủ động của đội ngũ cán bộ lưu trữ, tài liệu của Ngành sẽ ngày càng được quản lý an toàn, khoa học và hiện đại. Đây sẽ là động lực quan trọng góp phần xây dựng ngành Kiểm sát nhân dân “Trong sạch, vững mạnh; kỷ cương, kỷ luật; công bằng, liêm chính; bản lĩnh, chuyên nghiệp; chủ động, sáng tạo”.