Thông báo nêu rõ: Ngày 16/7/2026, VKSND tối cao tổ chức “Hội nghị tập huấn sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của ngành Kiểm sát nhân dân”. Đồng chí Nguyễn Đức Thái, Phó Viện trưởng VKSND tối cao đánh giá việc tổ chức Hội nghị là cần thiết, nhằm đồng thời hai mục tiêu: Hướng dẫn cán bộ, công chức sử dụng đúng, thành thạo phần mềm; kiểm tra, đánh giá thực tiễn vận hành để tiếp tục chỉnh sửa, nâng cấp, hoàn thiện. Trong tiến trình chuyển đổi số, phần mềm Quản lý văn bản và điều hành là công cụ trực tiếp phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành; giúp kiểm soát tiến độ, xác định trách nhiệm xử lý công việc và từng bước hình thành phương thức làm việc điện tử thống nhất trong toàn Ngành.
Đồng chí Phó Viện trưởng ghi nhận Văn phòng, Cục 2 và các đơn vị liên quan đã tích cực tham mưu triển khai, quản trị, vận hành hệ thống. Tuy nhiên, vẫn còn một số tồn tại, hạn chế.
Cũng theo Thông báo số 307/TB-VKSTC, trước hết cần tổ chức tập huấn theo quy trình, tình huống thực tế; xác định rõ trách nhiệm của từng chủ thể.
Bên cạnh đó, kết hợp tập huấn với kiểm tra, đánh giá và hoàn thiện phần mềm. Trong quá trình tập huấn và sử dụng, báo cáo viên và các đơn vị phải đối chiếu quy trình được thiết kế trên phần mềm với quy trình nghiệp vụ và tình huống thực tế; xác định cụ thể lỗi thường gặp, khâu gây chậm, chức năng khó sử dụng, chức năng còn thiếu hoặc chưa đáp ứng yêu cầu.
Mỗi vướng mắc phải được phân loại đúng nguyên nhân: Do người sử dụng thao tác chưa đúng thì hướng dẫn lại; do quy trình nghiệp vụ chưa thống nhất thì rà soát, chuẩn hóa; do lỗi kỹ thuật thì ghi nhận, yêu cầu khắc phục; do thiếu chức năng thì đưa vào kế hoạch bổ sung, nâng cấp. Không quy mọi vướng mắc cho người sử dụng, đồng thời không coi mọi khó khăn đều là lỗi của phần mềm.
Các nội dung trọng tâm cần kiểm tra, đánh giá gồm: Khả năng tìm kiếm, tra cứu; quy trình trình ký, bút phê, cho ý kiến, ký số, phát hành và phát hành lại khi xảy ra sự cố; khả năng ghi nhận, theo dõi nội dung lãnh đạo chỉnh sửa; luồng xử lý văn bản phục vụ công tác Đảng; khả năng sử dụng trên thiết bị di động; chức năng giao việc, nhắc việc, theo dõi tiến độ, cảnh báo quá hạn, thống kê, tổng hợp báo cáo và đánh giá kết quả xử lý công việc. Các đơn vị thuộc VKSND tối cao, VKSND cấp tỉnh và VKSND khu vực phải chủ động phản ánh, góp ý trong suốt quá trình sử dụng, bảo đảm các kiến nghị được tổng hợp đầy đủ, có căn cứ và phục vụ trực tiếp việc sửa lỗi, nâng cấp, hoàn thiện phần mềm.
    |
 |
| Đồng chí Nguyễn Đức Thái, Phó Viện trưởng VKSND tối cao phát biểu chỉ đạo tại Hội nghị tập huấn phần mềm Quản lý văn bản điều hành của ngành Kiểm sát nhân dân ngày 16/7/2026. |
Mặt khác cần nghiên cứu tiếp thu ưu điểm và phương án sử dụng chung hoặc liên thông với Hệ thống điều hành tác nghiệp của Đảng. Đồng thời, thiết lập cơ chế thường xuyên tiếp nhận, xử lý và phản hồi kiến nghị.
Trong đó, Văn phòng chủ trì, phối hợp với Cục 2 và Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) khảo sát, đánh giá những ưu điểm của Hệ thống điều hành tác nghiệp của Đảng; lập danh mục cụ thể các chức năng có thể tiếp thu, gồm: Giao diện trực quan; tra cứu tài liệu nhanh; xuất báo cáo văn bản đến, văn bản đi của cá nhân; hỗ trợ lập phiếu trình linh hoạt; cho phép lãnh đạo cho ý kiến trực tiếp trên hệ thống; lựa chọn tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản; tự động nhận dạng loại văn bản và các trường dữ liệu; kiểm tra thể thức, lỗi chính tả và tóm tắt tài liệu bằng trí tuệ nhân tạo (AI); xử lý văn bản trên đường truyền mật, bảo đảm yêu cầu bảo vệ bí mật nhà nước; nâng cao tốc độ, độ ổn định, an toàn. Trên cơ sở đó, đề xuất phương án cải tiến phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của Ngành.
Trường hợp Hệ thống điều hành tác nghiệp của Đảng vận hành ổn định, thuận tiện, phù hợp với mô hình tổ chức của VKSND, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ và được cấp có thẩm quyền cho phép, đề xuất phương án sử dụng chung để phục vụ quản lý văn bản, chỉ đạo, điều hành trong Ngành. Trường hợp chưa đủ điều kiện, xây dựng lộ trình liên thông theo từng bước, ưu tiên các nhóm dữ liệu, nhóm văn bản, trường thông tin và quy trình đã đáp ứng điều kiện kỹ thuật, pháp lý.
Việc sử dụng chung hoặc liên thông giữa các phần mềm phải bảo đảm các nguyên tắc: Không nhập dữ liệu hai lần; không để cùng một văn bản vận hành trên hai quy trình độc lập; không làm phân tán dữ liệu; bảo đảm tra cứu thuận tiện, kiểm soát được tiến độ và xác định rõ trách nhiệm xử lý.
Ngoài ra, Thủ trưởng các đơn vị thuộc VKSND tối cao, VKSND cấp tỉnh và VKSND khu vực tiếp tục chỉ đạo theo dõi, phát hiện lỗi, vướng mắc, bất cập của phần mềm để kịp thời đề xuất chỉnh sửa, nâng cấp, hoàn thiện; phân công công chức làm đầu mối tiếp nhận, kiểm tra và tổng hợp phản ánh của cán bộ, công chức trong đơn vị. Mỗi phản ánh phải nêu rõ lỗi phát sinh ở khâu nào, chức năng nào, biểu hiện cụ thể, mức độ ảnh hưởng và đề xuất hướng xử lý, nếu có.
Văn phòng VKSND tối cao chủ trì, phối hợp với Cục 2 và VNPT thiết lập đầu mối và cơ chế thống nhất để tiếp nhận, phân loại, xử lý, phản hồi kiến nghị của các đơn vị. Nội dung liên quan đến thao tác sử dụng phải được hướng dẫn kịp thời; nội dung liên quan đến quy trình nghiệp vụ phải được tổng hợp, báo cáo để rà soát, chuẩn hóa; lỗi kỹ thuật phải được chuyển đơn vị kỹ thuật khắc phục; chức năng còn thiếu phải được đưa vào kế hoạch bổ sung, nâng cấp. Đối với từng kiến nghị, phải xác định rõ hướng xử lý, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, thời hạn thực hiện và trách nhiệm phản hồi.
Văn phòng VKSND tối cao chủ trì tổng hợp kết quả tập huấn và phản ánh của các đơn vị, cá nhân sử dụng phần mềm; xây dựng bảng tổng hợp các vấn đề cần tiếp tục hoàn thiện, gồm: danh mục lỗi, vướng mắc; danh mục chức năng cần chỉnh sửa, bổ sung hoặc thiết kế lại; danh mục chức năng có thể tiếp thu từ Hệ thống điều hành tác nghiệp của Đảng. Các nội dung phải được phân loại theo nhóm lỗi kỹ thuật, dữ liệu, phân quyền, giao diện, tìm kiếm, phát hành, tốc độ và luồng xử lý; đồng thời xác định rõ nội dung cần sửa ngay, nội dung cần kiểm tra thêm, nội dung đưa vào kế hoạch nâng cấp và nội dung cần tiếp tục đánh giá về kỹ thuật, pháp lý, lộ trình thực hiện.
Trên cơ sở kết quả tổng hợp, Văn phòng phối hợp với Cục 2 và VNPT xây dựng báo cáo so sánh, đề xuất phương án tổng thể: Tiếp tục hoàn thiện phần mềm của Ngành; sử dụng chung Hệ thống điều hành tác nghiệp của Đảng khi đủ điều kiện; hoặc liên thông hai hệ thống trong giai đoạn chuyển tiếp. Phương án đề xuất phải bảo đảm hệ thống ổn định, dễ sử dụng, an toàn, tiết kiệm chi phí và phục vụ hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của toàn Ngành.